Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти


Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. До принятия указанных Правил организация работы строилась по другому нормативному документу — Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Но ее статус был совершенно иной: типовая инструкция была утверждена Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Новый документ утвержден Правительством РФ. Нужно отметить, что это первый случай в истории нашей страны, включая советский период, когда документ, регулирующий вопросы делопроизводства, принят Правительством РФ.
Из названия Правил следует, что они адресованы федеральным органам исполнительной власти. К федеральным органам исполнительной власти, в соответствии с Указом Президента РФ от 12.05.2008 № 724, относятся:
1) федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент РФ, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
2) федеральные министерства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство РФ, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
3) федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство РФ.
Но этим не ограничивается круг потребителей данных Правил. Дело в том, что сама разработка Правил была предпринята в связи с принятием Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в котором говорилось, что правила делопроизводства и документооборота в иных государственных органах и органах местного самоуправления должны соответствовать тем правилам, которые установлены для федеральных органов исполнительной власти (п. 2 ст. 11).
Поэтому в свое время даже Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, хотя и была предназначена только федеральным органам, использовалась и государственными, и негосударственными организациями.
Важно, что разд. 6 «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» Правил определил перечень обязательных сведений о документе, необходимых для включения документа в систему электронного документооборота, учета и поиска документов. Определение состава этих обязательных сведений о документах важно для реализации межведомственного электронного документооборота.
На основе Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству. Поэтому нужно обратить внимание на то, что если инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти не будет соответствовать Правилам, Росархив ее не согласует.
Кроме того, федеральный орган исполнительной власти разрабатывает и утверждает по согласованию с Росархивом перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения. Для этого необходимо руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации 25.08.2010 № 558.
В соответствии с п. 4 постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания разработаны и применяются федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти. Однако принципы организации документооборота, порядок приема и первичной обработки поступающих документов, предварительного рассмотрения документов, их регистрации, порядок рассмотрения документов руководством, работа с отправляемыми документами, их регистрация и отправка, регистрация и прохождение внутренних документов, учет и анализ документооборота, разработка и ведение номенклатуры дел, формирование дел, правил их текущего хранения, подготовка дел для передачи на архивное хранение, уничтожение дел с истекшими сроками хранения, данные в Методических рекомендациях, касаются организаций любого типа и могут быть перенесены в каждую инструкцию по делопроизводству с соответствующей конкретизацией.
Достаточно часто организациям приходится вести переписку с другими организациями и частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Эти правила важны кадровому работнику в случае, если адресат по какой-либо причине пытается уклониться от получения информации. Например, уведомление об увольнении, о необходимости присутствовать в определенный день и т.д.
Для регламентации самой службы делопроизводства разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата:
1) Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (утверждены постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78);
2) Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72);
3) Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152);
4) Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.2002 №23.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти содержат нормы времени на работы с использованием компьютерной техники, что очень важно для подразделений, уже внедривших современные информационные технологии. Они рекомендуются для применения в управленческом аппарате организаций независимо от форм собственности.
Во всех нормативах времени не только указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции. Помимо норм времени на основные виды работ в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.
Таким образом, чтобы правильно оформлять документы, необходимо иметь полный пакет законодательно-правовых актов и руководствоваться ими при оформлении трудовых отношений.