Документационное обеспечение управления как система

Документационное обеспечение управления как система

Выбор методологического основания является важным начальным этапом изучения любого явления, в том числе и при поиске нового знания, и при структуризации и переосмыслении уже имеющегося. Методология документационного обеспечения управления основывается на комплексе философских, науковедческих, управленческих теорий, причем наибольшие изменения в последнее время произошли именно на уровне управления. В основе управления лежит научная теория, которая создает представление о закономерностях и существенных связях в определенной области действительности и является развитой формой организации научного знания. Эта теория опирается на «свою методологию», которая означает «свое» сочетание элементов различных уровней методологии.
В настоящее время теоретико-методологическим фундаментом изучения сложных объектов все чаще признается системный подход как определенная методологическая ориентация исследования, как совокупность понятий и принципов, руководящих его общей стратегией3.
Первые представления о системе как совокупности элементов, находящихся в структурной взаимосвязи друг с другом и образующих определенную целостность, возникли в античной философии (Платон, Аристотель). Воспринятые от античности принципы системности развивались в концепциях Кузанского, Спинозы. В немецкой классической философии они разрабатывались Кантом, Шеллингом, Гегелем. В 30-40-е гг. XX в. австрийский ученый Людвиг фон Берталанфи успешно применил системный подход к изучению биологических процессов, а позже предложил концепцию разработки общей теории систем.
Вопреки тому, что основы применения принципа системности часто связывают с зарубежными авторами середины XX в., следует отметить, что А.А. Богданов уже в 1921 г. в своих работах изложил идеи системного подхода. Более того, по словам Э.Г. Юдина, термин «системный подход» непереводим на другие языки, а само научное знание «системный подход» по законам материалистической диалектики проходит в своем развитии определенные стадии: научная идея, научная гипотеза, научная теория и научное знание.
Теоретико-методологическую основу системного подхода составляет диалектико-материалистический принцип системности. Философское обоснование принципа системности осуществлено в работах В.Г. Афанасьева, И.В. Блауберга, В.Н. Садовского, Э.Г. Юдина и др. В словаре системный подход определяется как «методологическое направление в науке, основная задача которого состоит в разработке методов исследования и конструирования сложноорганизованных объектов — систем разных типов и классов».
Эвристический потенциал системного подхода и границы его применения определяются тем, что специфика системного познания состоит в возможности описания и объяснения интегральных образований действительности (целостностей). Динамическое единство различного, т.е. система, анализируется в терминах элементов и структуры, части и целого, организации и координации, развития, иерархии, измерений и уровней, выражающих современный строй любой позитивной науки.
Важно, что системный подход является адекватным исследовательским подходом при исследовании не любых объектов, произвольно называемых системами, а лишь таких объектов, которые представляют собой органичное целое9. В связи с этим следует отметить, что, говоря о системном подходе в документационном обеспечении управления, подразумевают особую позицию и арсенал средств, фиксирующих изучаемый предмет как многокачественный, целостный и изменяющийся.
Принятие системного подхода в качестве методологической основы исследования системы ДОУ обусловливает применение основных положений системного подхода при изучении понятия «документационное обеспечение управления» как системы и как процесса, а далее — установление соответствия системных свойств системы ДОУ системе управления.
Для этого, прежде всего, необходимо рассмотреть сущность научных дисциплин, на базе которых развивается системный подход: общую теорию систем, теорию организации, кибернетику и системотехнику.
Общая теория систем разрабатывает методологические принципы исследования систем и изучает такие категории, как вход, процесс, выход, цель, обратная связь, функционирование, рост, развитие, взаимодействие и др.
Возникновение теории организации связано с появлением принципов управления, сформулированных А. Файолем. Хотя следует сказать, что еще благодаря работам Ф. Тейлора было доказано, что управление само по себе может существенно влиять на развитие и успех организации. Анри Файоль доказал, что большой объем управленческой работы в сложных организациях требует ее разделения на функции: предвидение (планирование), организация, распорядительство, координирование и контроль.
При этом управление как область знаний первоначально шло по пути жесткого рационализма. Одна из наиболее часто встречающихся форм разделения управленческой работы носит горизонтальный характер: расстановка конкретных руководителей во главе подразделений. Горизонтально разделенная управленческая работа должна быть скоординирована, поэтому возникает вертикальное разделение управленческого труда, что определяет наличие уровней управления.
В дальнейшем структура системы управления постоянно совершенствовалась. Стали традиционными линейная и линейно-функциональная структуры, однако в последнее время получили распространение проектная и матричная структуры управления. Впоследствии были уточнены связующие функции коммуникаций и принятия решений, а функция контроля приобрела новый смысл благодаря внедрению понятий учета, анализа и регулирования.
Исследование системы ДОУ показало, что в них сложились и традиционные линейно-функциональные, и линейные, и частично-матричные структуры, а функция контроля приобрела всеобщий характер.
При этом необходимо отметить, что в России, в отличие от Западных стран, предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются руководству организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям — до конкретных исполнителей, все более детализируясь. При этом любое перемещение документа или действие над документом фиксируется соответствующими службами (сотрудниками-делопроизводителями) путем отметок в регистрационных формах.
Западный подход к управлению характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Такая децентрализация работы с документами существенно упрощает организацию документооборота, сокращает количество как регистрационных форм в подразделениях, так и процессы сведения соответствующей информации в единые реестры организации.
На Западе технократические административно-контрольные иллюзии в управлении организацией начали развеиваться еще в 30-е гг. XX в.3 Рационализм был признан далеко не единственным, а во многих случаях и не лучшим путем повышения эффективности работы предприятий. В качестве реакции на его ограниченность в системе управленческих знаний утвердилось другое направление, основанное Э. Мейо, — поведенческое.
На основе исследований приверженцев школы «человеческих отношений» осуществлялась выработка рекомендаций по мобилизации «человеческого фактора», развитию участия трудящихся в управлении, повышению эффективности лидерства. Впоследствии было признано, что открытие Э. Мэйо заключалось в том, что социальные и психологические факторы оказывают на производительность труда более сильное влияние, чем административно-организационные, при условии, что сама организация работ уже достаточно эффективна. Поэтому одной из ведущих функций управления было признано мотивирование.
На рубеже 70-х гг. XX в. была сформулирована идея об организации как открытой системе, умеющей приспосабливаться к своей весьма многообразной внутренней и внешней среде, что имеет решающее значение для самой организации. Было признано, что организация отражает структуру и механизм действия сложных систем, поведение которых целесообразно и целенаправленно. Развитию теории организации на Западе способствовали условия рыночной экономики. При этом В.П. Бранский и С.Д. Пожарский считают, что выявленные в процессе развития теории организации принципы целесообразности, обратной связи, моделируемости и др. оказались идентичными установленным принципам изучаемых систем на основе системного подхода.
Об общих принципах управления, понимаемого как организация целенаправленных действий на основе переработки информации в любых системах (технических, биологических, экономических, политических, социальных и т.д.)> подробно рассказала наука кибернетика. В дальнейшем кибернетика была признана как наука об общих законах получения, хранения, передачи и преобразования информации в сложных управляющих системах. Вместе с тем, в кибернетике отражаются некоторые особенности управляемых объектов, таких, как способность к выживанию, борьба с энтропией и др.
Под управлением в кибернетике понимают такое воздействие на объект, которое выбрано из множества возможных воздействий с учетом поставленной цели, состояния этого объекта, его характеристик и ведет к улучшению функционирования системы, т.е. приближению к цели. Зачастую кибернетику рассматривают как теоретическую основу системного подхода, в наибольшей степени отражающую его сущность и формирующую высшую степень знаний о системе, и предлагает унифицированную типологическую схему систем управления, основанную на существующих способах управления объектами общественного характера и состоящую из пяти звеньев:
1) задание желаемого состояния объекта в соответствии с целью управления;
2) оценка фактического состояния объекта;
3) определение несоответствия желаемого и фактического состояний объекта;
4) формирование информационного сигнала (в соответствии с принятым в системе закона управления) на основе величины выявленного отклонения;
5) преобразование информационного сигнала в управляющее воздействие, способствующее переходу объекта управления из одного состояния в другое (наиболее приближенное к желаемому) в заданный промежуток времени.
Рассмотрение сущности научных дисциплин, на базе которых развивается системный подход, позволяет более полно обозначить возможности системного подхода в исследовании системы ДОУ. В то же время следует отметить, что методологические исследования феномена управления последних лет зачастую подчеркивают успешную корреляцию системного подхода с синергетическим1.
Развитие в окружающей среде других систем, т.е. возрастание степени организованности окружения приводит к неупорядоченному характеру взаимодействий между ними или, по выражению авторов, к «хаосу второго порядка». Поэтому в проблеме взаимосвязей системы с окружающим миром важное значение имеет самоорганизация системы, являющаяся источником преобразования и развития системы. Так, система ДОУ, по выражению исследователей, «выступает своего рода островом организованности в относительно малоорганизованном окружении».
Различная степень участия подсистем в деятельности любой системы приводит к нарастанию противоречий, детерминирующих кризис. По этой причине среда может уничтожить систему, если ее развитие (самоорганизация) недостаточно или отсутствует.
Главное достижение синергетики (новая концепция самоорганизации) состоит в том, что она помогает взглянуть на природу, как на мир, находящийся в процессе непрестанной эволюции и развития3. Так, процессы самоорганизации систем при определенных условиях (открытость системы и ее неравновесность, достаточное удаление от точки равновесия и некоторые другие) связаны с возникновением процессов самообновления. При этом утверждается, что чем сложнее система, тем более высокий уровень имеют в ней процессы самоорганизации.
Конструктивным механизмом самоорганизации сложных систем назван хаос, который необходим для того, чтобы система вышла на собственную тенденцию развития и был инициирован процесс самодостраивания. В системе ДОУ нарушение привычной структуры упорядоченности также приводит к рождению нового, проявляющегося в переструктурировании знаний или их достраивании, в выходе за пределы исходной системы. При этом следует также отметить, что синергетический эффект может быть как положительным, так и отрицательным, а это очень важно для систем управления.
Ситуация, сложившаяся в современном ДОУ, может быть полностью описана терминами синергетики, так как:
1) она имеет критические точки разрушения старых структур и возникновения веера возможностей для перехода системы в новое качество. Так, исследование исторического опыта развития доказало: преобразования в области делопроизводства тесно связаны с крупными политическими, социальными и экономическими реформами;
2) ее вероятностное развитие может быть представлено новообразованиями более высокой сложности, чем разрушаемые предыдущие;
3) она обладает свойствами нелинейности, т.е. многовариантностью и непредсказуемостью перехода системы из одного состояния в другое. Так, в настоящее время наблюдается отсутствие единого мнения об обязательности составления документов в тех или иных ситуациях, связанных с применением норм ТК РФ. Вместо системы взаимосвязанных нормативных актов, подготовленных на единой методологической основе, в разные годы были приняты и продолжают действовать отдельные нормативные правовые акты и методические документы в области документирования трудовых отношений, зачастую не связанные друг с другом. Такая ситуация, с точки зрения В.И. Андреевой, предопределила разработку проекта федерального закона «О документировании отношений в сфере труда», а не возврат к идее федерального закона «О документационном обеспечении управления»;
4) она неустойчива и сильно неравновесна, открыта для развития посредством совместного творчества и т.д. К примеру, новый федеральный закон о документировании отношений в сфере труда должен закрепить состав реквизитов, наличие которых обязательно для придания документам юридической силы. При этом такие изменения выйдут за рамки кадрового делопроизводства и будут влиять и на другие области ДОУ так же, как на кадровое делопроизводство повлияли, к примеру, новые нормы электронного документооборота.
Если попытаться установить соотношение между синергетическим и системным походами, то надо отметить, что они не исключают, а, наоборот, предполагают и дополняют друг друга. Синергетический подход ориентируется на исследование процессов возникновения, изменения и развития систем в процессе самоорганизации.
Системный подход имеет более общий характер, поскольку рассматривает общие принципы функционирования, развития и строения любых систем: наряду с динамичными, развивающимися системами, он рассматривает и статические системы.
Документационное обеспечение управления многоаспектно, но имеет объективно заданную цель и составляющие ее компоненты. Оно обладает системностью — свойством, присущим всем системам. Следовательно, для него важнейшее значение имеют основные принципы системности — принципы целостности, структурности, иерархичности, взаимодействия с окружающей средой, обусловленные принципами материалистической диалектики, отражающими всеобщую связь явлений, единства и борьбы противоположностей и противоречий как источник движения и развития системы.
Для системного подхода, претендующего на универсальность особого рода, системность объекта изучения по существу тождественна его целостности. Для принципа целостности в определении системы как совокупности взаимозависимых элементов, образующих единое целое, которое выполняет некоторую функцию, существенно то, что элементы должны быть взаимозависимыми и (или) взаимодействующими. По мнению Э.Г. Юдина, выявление целостности предполагает, что теоретический анализ в принципе не может быть ограничен каким-то типом связей («связь» — состояние взаимообусловленности элементов и подсистем в системе) и в пределе должен охватить всю их типологическую совокупность применительно к данному объекту. Понятно, что с этой точки зрения связи управления, к примеру, оказываются лишь разновидностью связей целостности.
И хотя многозначность понятия целостности и возможность изменения степени целостности является фактором существенной неопределенности системы, документационное обеспечение управления — это целостность, т.е. совокупность элементов, связанных взаимодействием, и, в силу этого, выступающих как единое целое по отношению к окружающей среде . В ней четко выделяются структурные уровни, присутствуют связи интегративного и неинтегративного характера, действуют механизмы управления.
Элементы и системообразующие связи формируют структуру и организацию, отражающие устойчивую упорядоченность системы. Поэтому с принципом целостности тесно связан принцип структурности. В соответствии с ним система ДОУ — это подсистема управления организации.
Под структурой системы ДОУ следует понимать итог движения элементов системы, итог их упорядочения. Поэтому, уровень упорядоченности различных структур системы ДОУ может быть различным.
Вместе с тем совокупность и внутренняя упорядоченность связей, т.е. структура, напрямую определяет характер функционирования системы. Это дает возможность описать систему ДОУ и ее развитие через характеристику взаимосвязей структуры и функций. При этом структура может рассматриваться, по крайней мере, как «по горизонтали», так и «по вертикали».
Каждая группа связей порождает свою структуру, что предопределяет феномен полиструктурности системы ДОУ. Так, каждый ее элемент, различными своими частями и сторонами взаимодействуя с другими элементами, может участвовать в ее различных структурах.
Вместе с тем, в зависимости от своей структуры, система ДОУ может включать подсистемы, которые, в свою очередь, можно рассматривать как отдельные системы. В связи с этим принцип иерархичности означает, что каждый компонент системы ДОУ, в свою очередь, может рассматриваться как система, а система ДОУ представляет собой один из компонентов более широкой системы — системы управления организацией.
Так, к примеру, отражением свойства иерархичности является известная модель многоуровневого построения документации системы управления качеством в виде «пирамиды» (сверху вниз — от Руководства по качеству к документированным процедурам, инструкциям, методикам, записям). Именно поэтому Руководство по качеству содержит ссылки на стандарты организации, а те, в свою очередь, на должностные и технологические инструкции. Перекрестные ссылки между документами позволяют анализировать комплексность охвата требованиями тех или иных процессов (аспектов, рисков). Отсутствие ссылок сделает затруднительным выполнение важного требования международного стандарта в области качества ISO 9001, как сохранение целостности системы при внесении в нее изменений.
В самом деле, часто случается, что изменения, внесенные в один из документов системы, вступают в противоречие с требованиями, отраженными в другом, связанном документе. К примеру, при аудите кадровых документов выясняется, что должностная инструкция руководителя подразделения не коррелируется с Положением об этом подразделении. Также в документации системы управления качеством описание процесса в технологической документации (параметры процесса, характеристики продукции) не всегда соответствует описанию обязанностей в должностной инструкции.
Вместе с тем, исходя из принципа иерархичности, систему ДОУ необходимо исследовать и как подсистему системы управления организацией.
При этом, исходя из того, что термин «системный подход» определяет исследование объекта путем анализа компонентов (элементов и подсистем) системы и влияния их друг на друга, предметом системы ДОУ становятся компоненты системы управления, взаимодействие с которыми должно обеспечить достижение результата, соответствующего поставленной цели.
Важно и другое. Спецификой иерархической структуры является соответствие целей системы ДОУ целям системы управления организацией: она тесно взаимодействует с подсистемами системы управления как со своими специфическими объектами, вырабатывая свои цели, задачи, способы действия, соответствующие целям системы управления. Поэтому, определяя границы системы ДОУ как подсистему системы управления организацией, следует отметить совпадение этих целей.
Так, исследование исторического опыта развития российского делопроизводства позволило М.В. Ларину сформулировать его характерную особенность — зависимость от действующей системы управления. К примеру, приказное делопроизводство отразило формы и методы управления, систему построения органов управления, их структуру на первоначальном этапе существования централизованного государства. В целом все крупные политические, социальные и экономические реформы в нашей стране тесно связаны с преобразованиями в области государственного управления и государственного делопроизводства, которое отражает и закрепляет систему управления, совершенствуется вместе с ней. В связи с этим М.В. Ларин резюмирует: «делопроизводство как система возникло вместе с образованием аппарата государственного управления».
В рамках принципа взаимодействия системы с окружающей средой рассматриваются проблемы границ системы и выявления существенных связей системы с окружающим миром. Для системы ДОУ внешней средой будут являться система управления организацией, сама организация, законодательство, социально-экономические условия и многое другое.
Рассмотрение составляющих понятия «системный подход» позволяет применить основные положения системного подхода при изучении понятия «документационное обеспечение управления» как системы и как процесса и установить соответствие системных свойств системы ДОУ системе управления.
По мнению многих ученых, для любой системы характерны: всеобщий характер, целостность и ограниченность, состав (элементы и подсистемы), структура, наличие системообразующих связей, связь с внешней средой, упорядоченность и организованность. Эти же признаки и свойства присущи и системе ДОУ.
Вместе с тем, применение системного подхода обусловливает соотношение исследуемого объекта с различными существующими классификациями систем. Систему ДОУ следует отнести к сложным, открытым, динамичным, целенаправленным, адаптивным, устойчивым системам, так как она способствует функционированию и развитию системы управления, имеющей сложную иерархическую структуру (документация отделов, подразделений), поддерживает и обеспечивает документально ее динамичное целенаправленное развитие (планы, программы, проекты и др.), адаптирует управленческие структуры к реальным условиям (положения, инструкции, распоряжения и др.), обеспечивает устойчивость развития (приказы, письма, методические рекомендации и др.).
При этом особенности, свойственные сложным системам (влияние изменения одного параметра на все остальные, необходимость руководства системой и др.), позволяют отнести систему ДОУ к сложным системам. Поэтому изучение документационного обеспечения управления означает необходимость применения следующей последовательности процедур:
1) фиксация некоторого множества элементов, относительно отделенного от остального мира (подсистемы кадровой документации, документов по основной деятельности и др.);
2) установление и классификация связей этого множества — внешних (прямых (входящие и исходящие документы), опосредованных (требования нормативных актов) и др.) и внутренних (к примеру, локальная сеть);
3) определение — на основе анализа совокупности внешних связей — принципов взаимодействия системы со средой;
4) выделение среди множества внутренних связей специального их типа — системообразующих связей, обеспечивающих, в частности, определенную упорядоченность системы (основы документооборота);
5) выявление в процессе изучения упорядоченности структуры и организации системы (структура выражает инвариантный аспект системы, а организация — количественную характеристику и направленность упорядоченности);
6) анализ основных принципов поведения системы, обнаруживаемых ею как целостным организованным множеством (совокупность документирования и документооборота);
7) изучение процессов управления, обеспечивающих стабильный характер поведения и достижение системой результатов (планирование, организация, контроль и др.).
Адекватное представление о сложной динамичной системе требует сопряжения трех плоскостей ее исследования — предметной, функциональной и исторической, поскольку они оказываются необходимыми и достаточными для системного подхода. При этом предметный аспект системного подхода к исследованию системы ДОУ включает в себя элементный и структурный анализ. Функциональный аспект ориентирован на раскрытие как механизмов внутреннего функционирования системы (взаимодействия ее элементов), так и внешнего (прямые и обратные связи со средой). Исторический аспект системного исследования имеет два вектора — генетический и прогностический, позволяющие не только проследить развитие системы, но и построить прогностическую модель ее развития в новых социальных условиях.
Сам процесс управления рассматривается исследователями как совокупность действий субъектов управления. С. Янг предложил 10 этапов реализации процесса управления, которые признаются универсальными:
1) определение целей системы;
2) выявление проблем в процессе достижения этих целей;
3) исследование проблем и постановка диагноза;
4) поиск решения проблем;
5) оценка всех альтернатив и выбор оптимальной;
6) согласование решений;
7) утверждение решений;
8) подготовка к вводу решения в действие;
9) управление применением решений;
10) проверка эффективности решений. Переосмысление этих этапов в их последовательной совокупности позволяет утверждать, что каждое из перечисленных управляющих действий тоже является и системой, и процессом, которые характерны и для ДОУ.
Поэтому процесс ДОУ может рассматриваться и как система обеспечения системы, и как процесс обеспечения процесса. Более того, логично высказать предположение о верности формулировок «система обеспечения процесса» и «процесс обеспечения системы». При этом и система, и процесс, имея свои специфические черты, являются сложными системными объектами, взаимно обусловливающими развитие друг друга.
В то же время система ДОУ — это и организация, так как наряду с количественной характеристикой упорядоченности выражает также и направленность этой упорядоченности.
Выявление неоднородности и неравноценности связей в системе ДОУ, ее полиструктурности предопределили решение вопроса об обеспечении ее свойства целостности, т.е. о системообразующих факторах.
Самые разные части могут быть объединены в «целое», но это «целое» еще не система, пока, наряду с выявлением связей между элементами, не определен ее системообразующий фактор. В связи с этим среди связей между составляющими систему элементами связи управления занимают особое место, поддерживая системообразование в соответствии с системообразующим фактором.
Для системного подхода определение системообразующего фактора является обязательным. Представители онтологического направления понимают под ним «все явления, вещи, связи и отношения, которые приводят к образованию системы»; сторонники гносеологического — фактор, относительно которого объект описывается как система; разработчики методологического — фактор, объясняющий системообразование, структуру и функции какого-либо объекта, рассматриваемого как систему; исследователи, стоящие на праксеологических позициях — фактор, необходимый и достаточный для создания (возникновения) и существования системного объекта. При этом чаше всего в качестве системообразующего фактора исследователи выделяли цель, структуру управления, основную функцию, главное противоречие системы.
Вместе с этим следует отметить, что, с точки зрения В.Г. Афанасьева, системный подход — это такое видение или рассмотрение многостороннего объекта, благодаря которому открывается его существенная, определяющая сторона. При этом в монографии А.Г. Кузнецовой отмечается, что при системном подходе сначала определяется цель, а затем средство ее достижения.
Поэтому системообразующим фактором системы ДОУ является ее цель. При этом известно, что роль системообразующего элемента цель может выполнять только при условии ее диагностичной формулировки, т.е. такой, которая допускала бы их однозначную диагностику и вполне определенные возможности для принятия оптимальных решений3. А диагностичное задание цели возможно, если исходные понятия точно определены; явления, обозначаемые понятиями, поддаются прямому или косвенному измерению; результаты измерения поддаются соотнесению со шкалой и т.д.
Поэтому цель как системообразующий фактор системы ДОУ обусловлена требованиями системы управления. Система ДОУ по своим целям, задачам и способам действия должна способствовать достижению цели системы управления организацией, тем самым способствующего ее единству и целостности. Следовательно, ее целью и системообразующим фактором является создание в процессе и результате управления условий для передачи информации от одних подсистем к другим, взаимодействия системы и подсистем друг с другом, координации низших уровней системы высшими, управляющими, влияния на них всех остальных систем.
Цель определяет объект как систему. Цель как бы вычленяет, очерчивает в объекте систему, так как в систему входит из объекта только то, что определяет свойства, необходимые для достижения цели. Объект выступает как система лишь относительно своей цели. И в этом отношении объект является целым, представляет собой целостность.
Вместе с тем, в соответствии с теорией управления, важнейшим условием эффективности процесса управления является установление, осознание, описание и приятие субъектом или группой субъектов цели управления. Поэтому важно, что согласование целей компонентов с общесистемной целью, компонентных функций с общесистемными функциями предполагает и требует совместимости противоречивых, разнокачественных компонентов системы. К примеру, внедрение в организации локальной сети (т.е. изменения в технической подсистеме ДОУ, нацеленные на повышение эффективности системы управления) может даже снизить управляемость организацией, если она не будет внедрена повсеместно или персональные компьютеры не будут иметь требуемое программное обеспечение, а также если не будут проведены обучающие мероприятия, разработаны нормативные акты и обеспечено организационное сопровождение и т.д.
Согласование целей компонентов с общесистемной целью позволит преобразовать аддитивную систему в целостностную, что может быть реализовано:
1) упрочнением связей уже существующих компонентов;
2) развитием взаимодействия ранее не взаимодействующих компонентов;
3) образованием новых компонентов и их связей или перегруппировкой имеющихся и т.д.
В результате система приобретет не присущие исходным объектам взаимодействия новые интегративные свойства, которые необходимы для достижения цели системы. В этом случае уместен термин эмерджентность (англ. emergence — возникновение, появление нового), т.е. наличие у системы особых свойств, не присущих ее подсистемам и не сводимым к сумме свойств ее компонентов.
В связи с этим следует отметить, что внедрение системного подхода в документационное обеспечение управления обеспечит взаимосвязанное воздействие на все компоненты управления организацией за счет адекватного регулирования многообразных связей между различными видами ее деятельности и согласования целей компонентов с целью системы управления организацией.

Таковы основные аспекты документационного обеспечения управления как системы.