Документирование служебной переписки


Официальное письмо — один из важнейших каналов связи любой организации с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Официальные письма пишутся на бланках для писем. Установление стандарта на формуляр-образец, который определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

  • организовать централизованное изготовление бланков для писем;
  • уменьшить стоимость машинописных работ;
  • сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
  • облегчить визуальный поиск необходимой информации;
  • расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида.

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «О» («Об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы.

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац. Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить. Это особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Вместе с тем, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью. Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается».

Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем, зовем на работу и т.п.). В связи с этим в письмах используют следующие формы изложения:

  • от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
  • от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
  • от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВН ИИДАД считает возможным»).

В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Например: «В соответствии с достигнутой договоренностью…», или «Принимая во внимание, что… просим (предлагаем)…» и т.д.

Рассмотрим существующие виды писем.

  1. Письмо-просьба. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа «Просим…»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: («Дирекция просит…», «Администрация просит…», «Совет трудового коллектива просит…» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

В письмах-просьбах часто встречаются, к примеру, такие словосочетания: «Просим…», «…Вас проверить качество изготовления станков», «…выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу», «…включить в план изобретений», «Прошу…», «… принять меры..», «…сообщить данные о сроках поставки…», «…направить нам договор..», «…подтвердить по телефаксу получение документов».

  1. Письмо-ответ (отказ). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

а) повторение просьбы, на которую составляется ответ;

б) обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

в) констатация отказа.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания: «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…», «Считаем нужным сообщить Вам», «Предлагаемые Вами сроки проведения…», «Ваше предложение не получило поддержки…».

  1. Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если прилагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты формулировок текста сопроводительных писем могут быть следующими: «Направляем заявку на необходимых Вашему заводу в 2000 г. для…», «Высылаем наложенным платежом …», «Возвращаем проект на стр. со следующими замечаниями …»,

«Представляю на утверждение проект плана…», «Направляем протоколы испытания. Испытание показало следующие результаты…».

  1. Договорное письмо. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Варианты текстов договорных писем могут быть, к примеру, такими: «Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №… от.., а также…, которую просим считать его неотъемлемой частью. Направляем… экземпляра подписанного нами договора №… на поставку… Просим… и один экземпляр договора № возвратить нам».
  2. Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать». Пометка «Вторично», помещаемая на поле письма, ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания: «Напоминаем, что…», «…по проекту совместного строительства Вы должны…», «…в соответствии с… Вы должны…», «Напоминаем Вам, что…», «…Ваша задолженность по оплате… составляет…», «… срок представления условий договора истекает…». «Несмотря на неоднократные напоминания…», «…Ваша фирма до сих пор не представила…», «…мы до сих пор не получили…».

  1. Информационное письмо. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. При этом в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций;

  1. Письмо-приглашение. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого числа людей в настоящее

время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

  1. Письмо-разрешение. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы. Приведем примеры текстов писем-разрешений:

«[Наименование организации] рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятий-производителей и не возражает против регистрации данной ассоциации».

«[Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы Международной электротехнической товарно-фондовой биржи и считает возможным выдать ей лицензию на право биржевой деятельности».

  1. Письмо-подтверждение. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (к примеру, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

В письмах-подтверждениях часто встречаются следующие словосочетания:

«Подтверждаем получение документов на…», «…Ваши условия поставки оборудования…», «С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма от…», «получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…».

Ниже мы рассмотрим особенности подготовки писем по персоналу. Следует отметить, что в зависимости от причин и обстоятельств, послуживших основанием для подготовки письма, в его содержании могут освещаться самые различные вопросы деятельности по управлению персоналом, и, прежде всего, в связи с рекрутин-гом (поиском, отбором и наймом) или ротацией (перемещением, в том числе увольнением) персонала.

Подготовка писем на этапе рекрутинга чаще всего обусловлена необходимостью оперативного информирования соискателей вакансий о решениях, принятых работодателем по результатам рассмотрения соответствующих документов (резюме и т.п.).

Так, для информирования соискателя об отказе в предоставлении вакансии целесообразно использовать соответствующее письмо-уведомление.

В свою очередь, для информирования соискателя о приглашении на собеседование целесообразно использовать соответствующее письмо-приглашение.

Далее целесообразно остановиться на рассмотрении писем, связанных с вопросами ротации персонала.

Так, в целях оперативного информирования должностных лиц предприятия, заинтересованных в приеме на работу работника другого предприятия, о его профессиональных достоинствах и личностных качествах, руководство предприятия может по просьбе (с согласия) данного работника направить в адрес потенциального работодателя соответствующее рекомендательное письмо. В целях оперативного получения достоверных сведений о работнике предприятия (соискателе) для принятия соответствующего управленческого решения о перемещении данного работника, к примеру, о его назначении на должность, исполнение обязанностей по которой требует специальных знаний, у работодателя время от времени может возникать необходимость в подготовке соответствующих писем-запросов.

Следует отметить также, что подготовка некоторых видов писем по персоналу является оправданной, причем не только с юридической, но и с этической точек зрения, при увольнении работников по инициативе работодателя.

Прежде всего, это письмо о вынесении работнику официального предупреждения о предстоящем увольнении.

В соответствии со ст. 180 ТК РФ при проведении на предприятии мероприятий по сокращению численности (штата) работников работодатель обязан предупредить о предстоящем увольнении соответствующих работников. Такое предупреждение должно носить персональный характер, т.е. направляться каждому работнику, подлежащему увольнению, под роспись не позднее, чем за два месяца до предполагаемой даты увольнения.

Подготовка письма, содержащего предупреждение о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата предприятия, производится с соблюдением обычных правил подготовки служебно-деловых писем, а также с учетом специфики содержания данного письма и способа его пересылки адресату.

Так, в содержании письма (письменного предупреждения работника) о предстоящем увольнении должны быть указаны: основание предстоящего увольнения; предполагаемая дата увольнения; сведения о предоставляемых работнику в связи с предстоящим увольнением гарантиях и компенсациях (в виде перечня или ссылки на соответствующие положения законодательных и нормативно-правовых актов); другие сведения, являющиеся существенными для соблюдения порядка увольнения по указанному основанию, предусмотренного законодательством, коллективным договором и заключенным с данным работником трудовым договором.

Предупреждение, составленное по представленной форме, вручается работнику под расписку в журнале учета предупреждений о предстоящем увольнении.

В случае отказа работника в расписке о получении предупреждения (об ознакомлении с предупреждением) о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией предприятия должностными лицами, уполномоченными на то руководителем предприятия, составляется соответствующий акт.

Подготовка служебно-делового письма с уведомлением работника об увольнении производится, прежде всего, в целях официального информирования работника, подлежащего увольнению за совершение тех или иных нарушений, о соответствующем решении руководства предприятия. Одновременно посредством подобного письма работодатель может в значительной степени уберечь себя от возможных негативных последствий увольнения (даже если последнее осуществлено юридически безупречно), в том числе от попыток увольняемого работника обратиться в суд, инспекцию по труду, средства массовой информации и т.п. с соответствующими претензиями. Подобное письмо может быть вручено работнику непосредственно тем должностным лицом, которое уполномочено руководителем предприятия вести процедуру увольнения, либо направлено по почте заказным письмом с уведомлением с соблюдением правил, предусмотренных на этот счет для письма с предупреждением о предстоящем увольнении (см. выше).

Содержание письма-уведомления во многом сходно с содержанием письма-предупреждения, но вместе с тем имеет и свою специфику, обусловленную в первую очередь обстоятельствами увольнения работника.

С учетом этого в содержании документа следует отразить: сведения о факте увольнения; дату увольнения; сведения о причинах принятия решения об увольнении; сведения о порядке расчета увольняемого работника с предприятием.

Оформление письма-уведомления производится с соблюдением правил, принятых для оформления письма-предупреждения.

Таковы основные аспекты документирования служебной переписки.