Документооборот организации


Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом. В связи с этим должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передается между исполнителями, а для них существуют стимулы к исполнению документа в заданный срок.
Документооборот организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).
В документообороте принято выделять три самостоятельных и одновременно тесно связанных между собой документационных потока. Эти потоки формируются в процессе целенаправленного и организованного перемещения (оборота) входящих, внутренних и исходящих документов между структурными подразделениями (должностными лицами) организации и при ее взаимодействии с внешней средой. Их различают по отношению к аппарату управления как поступающие, отправляемые и внутренние документы.
В организации поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Вместе с тем, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, — отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения — внутренняя документация.
Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.
Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Главная цель предварительного рассмотрения документа — установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение.
Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию.
Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документов необходима для решения следующих задач:
1) учет количества документов;
2) обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;
3) обеспечение возможности ведения контроля исполнения;
4) обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.
Поступающие документы регистрируются вдень поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных подразделениях. В то же время основным принципом регистрации является ее однократность. В связи с этим при повторной регистрации документа в структурном подразделении недопустимо присваивать ему новый регистрационный номер. В структурном подразделении документ регистрируется под тем номером, который был присвоен ему в службе ДОУ.
На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:

ШтампПроставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.
Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.
Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит, как минимум, из двух частей:
1) порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;
2) номера дела по номенклатуре дел. Последовательность расположения этих частей регистрационного
номера может быть, к примеру, такой:
• для входящих документов: 218/08-17,
где 218— очередной порядковый регистрационный номер;
08-17 — номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;
• для исходящих документов: 11-03/532, где 11-03 — номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа;
532— очередной порядковый номер. К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости коды из классификаторов: корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно, к примеру, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизии, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).
Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще по видам и разновидностям документов. В журнале в обязательном порядке должны содержаться графы со всей имеющейся информацией о поступившем документе
РКК позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль исполнения документов. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку.
Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов. При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки — «шахматки» для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой документационного обеспечения управления в организации.
Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрация и отправка.
Сначала составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения.
После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер (в письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.)
Например:
20.01.2000 №259- 02/36
На №2054-02/5от 05.01.2000
Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй — с визами согласования — остается в деле организации.
На отправляемый документ также делается запись в регистрационном журнале или заводится регистрационная карточка, которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер, дату, количество листов и экземпляров, кому направлен документ, расписку в получении или номер реестра и дату; краткое содержание документа, кем подписан документ, входящий номер и дату исполненного документа, номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа, количество листов, отметку и дату о получении ответа.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.
После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях — за его пределы.
Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола.
Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.
При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. К примеру, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из стимулов к исполнению документа в заданный срок считается контроль исполнения документов. Причем, как правило, контроль возлагается на сотрудника, который собственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.
Такой контроль формален и преследует цель отследить момент нарушения сроков исполнения документов. Это достигается путем регистрации документов, что позволяет фиксировать последовательность передач документа одним исполнителем другому в течение всего жизненного цикла документа — от издания и регистрации до сдачи в архив, что позволяет снизить вероятность утери документа. По-видимому, именно это свойство и дало название всей системе правил организации исполнения документа — документооборот.
Цель контроля исполнения документов — содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству, а обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, — в должностных инструкциях. Основные задачи контрольной службы: контроль сроков исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства.
В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.
Сроки исполнения документов определяются следующим образом:
1) если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа — 1 месяц со дня поступления документа в организацию;
2) если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок;
3) в резолюции указан срок исполнения.
На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы.
В целом порядок прохождения, регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организаций.
Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).