Классификация документов


Рассматривая классификацию документов, отметим, что по отражаемым в них видам деятельности все документы делятся на две большие группы.
Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий.
Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, договоры и т.д.
Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
1) по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
2) по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
3) по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
4) по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
5) по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
6) по средствам фиксации: письменные, графические, фото-, кинодокументы и т.д.
Выделяют также следующие группы документов:
1) по сфере действия: служебные, или деловые официально-личные, т.е. именные, поступающие с указанием конкретного лица;
2) по степени гласности: обычные (без ограничения доступа) и с ограничением доступа разного уровня — секретные; для служебного пользования; содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные;
3) по юридической силе: подлинники (оригиналы), копии, отпуски, дубликаты и др.
4) по степени полноты представленной информации: полные и выписки, т.е. копии части документа;
5) по срокам хранения: в одну папку (дело), как правило, должны направляться документы, имеющие одинаковый срок хранения.
Могут быть приняты и другие основания для классификации документов, а конкретный документ можно классифицировать по нескольким основаниям.
Документы службы управления персоналом подразделяют на локальные нормативные акты и документацию поличному составу.
Локальные нормативные акты — документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями. Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия, т.е. создают организационно-правовую базу трудовых отношений с работниками.
Документация по личному составу — документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т.п.
Поэтому специалистам по управлению персоналом следует, прежде всего, определить, какие виды локальных нормативных актов и документов по личному составу должны создаваться в данной организации в соответствии с требованиями законодательства и особенностями работы самой организации.
О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится вТК РФ:
1) определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенных в штатное расписание организации (ст. 57);
2) заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190);
3) работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86);
4) при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103);
5) очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123).
Трудовым кодексом РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:
1) об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135);
2) установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144);
3) о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162).
Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например:
1) положение о персонале;
2) положение о комиссии по трудовым спорам;
3) положения о структурных подразделениях.
Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:
1) локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190ТК РФ);
2) штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
3) другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т.е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).
Важно, что документы, обрабатываемые в службе управления персоналом, включают немало видов и разновидностей, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации (УСД). От принадлежности к той или иной УСД зависят форма и особенности подготовки текста или таблицы, составляющих содержание документа.
Так, особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате (см. постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
Поэтому при построении системы документационного обеспечения управления необходимо использовать действующие унифицированные формы документов, позволяющие избежать ошибки, как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении.