Основные понятия документационного обеспечения управления

Основные понятия документационного обеспечения управления

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.
Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.
Информация может быть устной и документированной, т.е. зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, т.е. создания документа, называется документированием.
Документ служит для фиксации административной (управленческой) информации. Документ, регистрируя явления, выполняет функции учета, используется как доказательство чего-либо. В связи с этим документ сначала — носитель информации или управленческого решения, а затем — хранитель информации.
По определению Поля Отле (из книги «Руководство к администрированию»), «документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете». Другими словами, изначально категория «документ» применялась для обозначения доказательств. При этом документ играл роль формы, в которую облекалась информация, имеющая юридическую значимость.
В связи с развитием международно-правового регулирования электронного обмена данными под документом стали понимать информацию, закрепленную не только на бумажном, а на каком-либо другом носителе. По мнению Е.А. Шелепиной, электронный документ — это документ, который представляет собой форму выражения гражданских правоотношений и отвечает требованиям к письменной форме в соответствии с п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ). Поэтому на электронный документ распространяются правила ГК РФ о письменных документах.
В настоящее время при создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т.д. Поэтому документ — это, прежде всего, материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д.
При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.
Таким образом, документирование подразумевает фиксацию информации на материальном носителе и наличие в ней реквизитов, позволяющих идентифицировать эту информацию, а любой документ представляет собой единство формы и содержания.
В настоящее время к важнейшим функциям документов относят:
1) информационную: являются носителем и источником информации;
2) управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
3) правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
4) коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;
5) учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
6) социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
7) культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;
8) историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, обновили определения таких понятий как «документирование» (фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке), «делопроизводство», «документ», «документооборот», «реквизит документа», «подлинник документа» и «копия документа» и т.п.
Несомненно, современные словари по делопроизводству теперь во многом будут опираться на новый источник.
Так, к примеру, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, документ — это официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.
В связи с этим следует отметить, что данное определение понятия «документ» не соответствует ни ГОСТу Р ИСО 15489-1-2007, ни российскому законодательству (не говоря уже о том, что определять «документ» через «официальный документ» — значит нарушать правила элементарной логики).
Более логичными видятся определения ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введенного в действие с 01.03.2014 взамен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:
• документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
• официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
Используемое в действующем законодательстве толкование термина «официальный документ» не совпадает ни с определением
ВНИИДАД, ни с определением Правил. Ключевым моментом законодательства является то, что официальные документы могут создаваться только государственными органами. Так, в п. I ст. 5 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» указано, что официальные документы — это документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер.
Это ключевое положение важно в связи с тем, что Уголовный кодекс РФ содержит статьи, предусматривающие наказания за приобретение или сбыт официальных документов (ст. 324), их похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие (ст. 325), внесение в официальные документы заведомо ложных сведений (ст. 292) и др.
На практике документ, используемый в текущей деятельности организации, принято называть служебным документом. В случае, когда документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то его считают документом личного происхождения.
Важно отметить, что документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Ряд функций управления является типовым, присушим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, к примеру, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм.
Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет определенную целостность. В связи с этим совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению называют системой документации.
Вместе с тем, с появлением документов началась и регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо, и само латинское слово documentum означает «свидетельство». В изданной в Санкт-Петербурге в 1857 г. книге Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть: «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг». Значение этого понятия не изменилось и по сей день, в нашу информационную эпоху.
Для деятельности организации важно, чтобы документ не только был исполнен, но и исполнен своевременно. Поэтому понятие делопроизводство составляют понятия документирование и документооборот.
Взаимосвязь документирования и управления была зафиксирована в ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В соответствии с ним, делопроизводство и документационное обеспечение управления — тождественные понятия, под которыми понималась отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
При этом новый ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», отражая практику терми-ноупотребления, определяет три разных понятия:
1) делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов;
2) документационное обеспечение (управления) — деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
3) управление документами — деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
Несмотря на то, что определения терминов являются результатом консенсуса специалистов ВНИИДАД, достаточно четкое их разграничение обнаружить сложно. Видимо, авторы стандарта особый смысл вкладывали в «целенаправленность» обеспечения функций управления. Такая ситуация свидетельствует о том, что данные понятия нуждаются в более глубоком изучении и осмыслении.
При этом п. 3.19 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет, что управление документами (records management) — это совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.
В редакции постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти.
В любом случае, основываясь на приведенных определениях, задачи делопроизводства или документационного обеспечения управления заключаются:
1) в оформлении деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
2) упрощении работы с документами, ускорении их составления и оформления;
3) создании условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль движения документов и сроков их исполнения);
4) создании условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
5) создании условий для хранения документов.

Таковы основные понятия документационного обеспечения управления.