Оформление международных писем

Понятия и нормы унификации и стандартизации документации

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации Международной организации по стандартизации ИСО. Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами регламентированы :

  • форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975);
  • межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);
  • формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления международных писем. Так, в ГОСТ Р 6.30-2003 приводятся требования к размещению и оформлению 30 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12.

В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30-2003 по-разному регламентированы  правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле — 20 мм, верхнее — 10 мм, текстовая область для формата А4 — 183×280, для формата A5L— 183 x131мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 20 мм.

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм; исходный горизонтальный шаг письма — 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая область документа форма А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (addressfield).

На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости — подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Поле ссыпок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российской практике предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размешены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

Рассмотрим подробно реквизиты международного письма.

  1. Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности.
  2. Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки — цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Ссылка может иметь такой вид:

In yourplease referto EL/KA/15621 (В вашем ответе просим обращаться на EL/KA/15621), Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просим упомянуть Ex 16/1716 в Вашем ответе) и т.п.

  1. Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601.1998 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день.

Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000 г., а в США — как 7 июня 2000 г. Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb 2003; 20 February 2003. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2003. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

  1. Адресат («внутренний адрес»). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны. Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используют следующие элементы:

а)  наименование адресата (указание семейного положения или титула лица). К примеру, мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;

б)  имя (имена), фамилия, приставка к имени (к примеру, старший, младший);

в) занятие, функция, по адресу (через): определенное занятие (к примеру, инженер, судья, нотариус); по адресу (через) — указывается связь с другим лицом или учреждением (к примеру, по адресу Эйси Браун Бовери, по адресу семьи Смит);

г) пункт доставки: вид улицы, название, номер дома, квартиры, название населенного пункта, почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);

д) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

е) название территории или провинции и (или) название страны;

Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

а) название организации;

б) указание на род деятельности или изделия;

в) название отдела или подразделения организации;

г) пункт доставки;

д) почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

е) название территории или провинции и (или) название страны. Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица. В случаях когда письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, а затем почтовый адрес. Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже — название фирмы, затем — почтовый адрес. Если адресат — мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mr. — от Mister («господин»).

В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии. Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. В случаях когда адресат — женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Msr. — от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем. Имя и фамилию в адресе рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя к подписи указано полностью, то и в адресе оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и в адресе нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка, в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена.

При написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы. В случаях когда письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

  1. Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «Адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка — указание на конкретное лицо — помещается отдель-

ной строкой под адресом. Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо.

  1. Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:
  • «Уважаемые господа»  —  к  организации   в  целом:   Dear Sirs Gentlemen (в США);
  • «Уважаемый господин» — к мужчине, если неизвестно его имя: Dear Sir;
  • «Уважаемая госпожа» — к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam;
  • «Уважаемый г-н Смит» — к мужчине: Dear Mr. Smith;
  • «Уважаемая г-жа Смит» — к замужней женщине: Dear Mrs. Smith;
  • «Уважаемая г-жа Смит» — к незамужней женщине: Dear Miss Smith;
  • «Уважаемая г-жа Смит» — к женщине, если неизвестно ее семейное положение: Dear Ms. Smith;
  • «Дорогой Джон» — к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу: Dear John.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

  1. Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».
  2. Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.
  3. Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:

Yours faithfully, Yours truly, Yoursvery truly, Faithfully yours, Truly yours, Best wishes.

Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

  1. Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность.

Yours sincerely, Mr. S. Basuki, Manager.

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства

For A. Smith and Co., Ltd.

  1. D. Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка «р. р. » — «за», «от имени», или «Per pro» — «по доверенности» (от латинского выражения «per procura») Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

  1. Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Возможно сокращенное обозначение: End. или Епс. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.
  2. 1 Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа, она включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»).
  3. Постскриптум. За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. postschptum«после написанного») В конце приписки еще раз ставится подпись.
  4. Оформление второго и последующих листов письма. В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма № …». Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется «Continued» — или сокращенное «Cont’d (Countd)», что значит «имеется продолжение».