Оформление приказов

Основные понятия документационного обеспечения управления

Приказ — это документированное управленческое решение руководителя предприятия (организации, учреждения), регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности.

В свою очередь, под письменным распоряжением (приказом) следует понимать документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия (организации, учреждения) его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, решения по оперативным организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.

Проект приказа (распоряжения) об исполнении указания руководителя предприятия должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не указан другой срок. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя предприятия (лица, уполномоченного отдавать соответствующее распоряжение от имени руководителя предприятия) либо в инициативном порядке.

Разработка проектов, как правило, производится ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности предприятия, отражаемый в приказе (распоряжении).

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие в процессе согласования, излагаются в справке, прилагаемой к проекту документа. В случае если при этом в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то последний подлежит перепечатке и повторному согласованию.

При необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой могут быть:

  • краткое изложение сути проекта приказа (распоряжения);
  • обоснование необходимости подписания документа;
  • сведения, на основании чего представлен данный проект и с кем согласован.

Приказы подписываются руководителем предприятия и (или), по его поручению, — заместителем руководителя. Распоряжения подписывают заместители (помощники) руководителя предприятия.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания руководителем предприятия (уполномоченным им должностным лицом).

Обеспечение правильности оформления приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ предприятия. С целью обеспечения надлежащего учета приказов (распоряжений) подписанные руководителем предприятия документы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года (приказы по основной деятельности, поличному составу и распоряжения нумеруются отдельно).

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы. Приказ (распоряжение) имеет семь основных реквизитов. Первым является наименование предприятия, далее следуют наименование вида документа (приказ, распоряжение), его дата и номер. Дата оформляется цифровым или словесно — цифровым способом, а номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например: 05августа 2001 г. № 400.

Заголовок документа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Пятым реквизитом является текст. Текст отделяется от заголовка, печатается через полтора интервала и выравнивается полевой и правой границам текстового поля. Первая строчка абзаца начинается на расстоянии 1 — 1,25 см от левой границы текстового поля в зависимости от выбранного размера шрифта (12, 13, 14).

Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей или только из распорядительной части.

Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей или только из распорядительной части.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. В случае если приказ издается на основании другого документа (к примеру, во исполнение распоряжения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указываются также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок, к примеру, «В соответствии с Распоряжением Правительства Чеченской Республики от 23 августа 2003 г. № Р-987 «О дополнительных мерах по противодействию терроризму и экстремизму»».

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте проекта.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.), отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от третьего лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем).

В качестве исполнителей в документе указываются структурные подразделения (должностные лица) предприятия. Последний пункт распорядительной части документа может также содержать сведения о подразделении (должностном лице) предприятия, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

Следующий реквизит приказа включает должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Таковы основные аспекты оформления приказов и распоряжений.