Понятия и нормы унификации и стандартизации документации

Понятия и нормы унификации и стандартизации документации

В условиях научно-технического прогресса произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа предприятий, фирм, организаций, ростом номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления.
Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Поэтому основным направлением совершенствования документации являются .
Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов.
Унифицированная форма документа — это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
1) разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
2) внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
3) ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
4) разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
5) разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Унификация документов предшествует их стандартизации — форме юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Стандарт (от англ. standard — норма — образец), в широком смысле слова — образец, эталон, модель, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других подобных объектов.
В зависимости от сферы деятельности различают следующие категории стандартов:
1) международный — это стандарт, принятый какой-либо организацией по стандартизации (ISO, IEK и др.). Статус стандартов, принятых ISO и IEK рекомендательный, добровольный;
2) региональный (частный случай международного) — стандарт, принятый международной, межправительственной или региональной организацией по стандартизации. В Европе такими стандартами являются: CEN — стандарт европейского комитета по стандартизации; ГОСТ (государственный стандарт) — одна из основных категорий стандартов в СССР, сегодня межгосударственный стандарт в СНГ. ГОСТ принимается Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (МГС). Статус региональных стандартов является обязательным для стран, которые входят в СНГ. В настоящее время в странах СНГ действуют около 20 тыс. ГОСТов;
3) национальный — стандарт, принятый национальным органом по стандартизации: NIST — США; BSI — Великобритании; DIN — Германии; JIST — Японии; ГОСТ Р — России. ГОСТ Р — это стандарт, принятый государственным комитетом РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт России);
4) отраслевые (ОСТ) — могут разрабатываться и применяться государственными органами в пределах их компетенции, применительно к продукциям, работам, услугам отраслевого характера;
5) стандарт научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций (СТО). Объектами СТО являются принципиально новые виды продукции и услуг, новые методы испытаний, нетрадиционные технологии и прочие виды деятельности (оценка жилых помещений, экология зданий). К примеру, СТО РОО 101-99 (РОО — российское общество оценщиков — аббревиатура организации, которая занимается разработкой стандартов);
6) стандарты предприятий (СТП) разрабатываются субъектами хозяйственной деятельности. СТП утверждает руководитель предприятия, т.е. он является локально-нормативным документом и носит обязательный характер.
В практике термин «стандарт» может употребляться и по отношению к эталону, образцу или описанию продукта, процесса (услуги). По существу это не является принципиальной ошибкой, хотя эталон правильнее относить к области метрологии, а термин «стандарт» использовать применительно к нормативному документу.
Российский стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к УСОРД, — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000). Главным отличием положений нового ГОСТа от общеизвестного стандарта 6.30-97, отмененного в 2001 г., является его рекомендательный характер.
В стандарте регламентированы : состав и требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. ГОСТ изменил состав реквизитов документов; появились новые реквизиты: «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)».
В целях обеспечения преемственности разработчики стандарта не допустили существенных изменений правил оформления документов. В статьи внесены лишь некоторые уточнения отдельных формулировок (к примеру, реквизит «печать» заменен на более точный «оттиск печати»; внесены дополнительные положения о порядке оформления приложения к распорядительному документу и т.п.). Включение дополнительных реквизитов привело к изменению нумерации пунктов и соответственно к изменениям в схемах расположения реквизитов, а также в образцах бланков. Расположение реквизитов в бланках не изменено.
ГОСТ Р 6.30-2003 имеет многоаспектное назначение. Главная сфера его применения — организации всех форм собственности, где он используется в качестве основы при разработке инструкций, правил или стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности. Стандарт может быть использован в учебном процессе практически во всех учебных заведениях, так или иначе связанных с управлением, бизнесом, информацией, а также разработчиками автоматизированных систем документационного обеспечения управления.
Одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т.п.
Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае. Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов (шаблонов, как их называют разработчики автоматизированных систем), тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Эффективным является проектирование форм в электронном формате, что обеспечит их использование на индивидуальных компьютерах, не связанных в сеть.
Вместе с тем сама стандартизация подлежит обязательному документированию. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации. Поэтому важно упомянуть не только о стандартизации документирования, но и о документировании стандартизации.
Цели и принципы стандартизации в России регламентированы Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Правила применения национальных стандартов Российской Федерации определяются ГОСТ Р 1.0-2012 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения». В соответствии с ним первым принципом национальной стандартизации в Российской Федерации является добровольность применения заинтересованным лицом документов в области стандартизации и обязательность соблюдения указанным лицом требований, содержащихся в этих документах, в случае объявления об их использовании, а также в случае определения обязательности исполнения требований стандартов в рамках контрактных (договорных) обязательств.
В ст. 12 Федерального закона «О техническом регулировании» также определен принцип добровольного применения стандартов. При этом закон предусматривает обязательное исполнение требований стандартов в части, соответствующей целям: защиты жизни или здоровья граждан, имущества физических или юридических лиц, государственного или муниципального имущества; охраны окружающей среды, жизни или здоровья животных и растений; предупреждения действий, вводящих в заблуждение приобретателей.
ГОСТ Р 1.2-2004 «Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены», в котором реализована гл. 3 Федерального закона «О техническом регулировании», разработан Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации» (ФГУП ВНИИстандарт). Стандарт устанавливает правила разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, проведения работ по их обновлению (путем внесения изменений, поправок или пересмотра), а также правила осуществления отмены действующих стандартов.
Разработку национальных стандартов Российской Федерации осуществляют для достижения целей стандартизации, определенных Федеральным законом «О техническом регулировании» в соответствии с принципами стандартизации, установленными данным Законом.
Программу разработки национальных стандартов разрабатывает и утверждает национальный орган Российской Федерации по стандартизации в соответствии с установленными им правилами. Для разработки данной программы национальный орган Российской Федерации по стандартизации возлагает функции по подготовке работ по национальной стандартизации на компетентную в этой области научно-исследовательскую организацию по стандартизации.
Для обеспечения доступности данной программы ее размещают в информационной системе общего пользования — на официальном сайте национального органа Российской Федерации по стандартизации в сети Интернет.
Разработку и утверждение национальных стандартов осуществляют в следующей последовательности:
1) организация разработки стандарта;
2) разработка первой редакции проекта стандарта и ее публичное обсуждение;
3) разработка окончательной редакции проекта стандарта и ее экспертиза (научно-техническая, правовая, патентная, терминологическая и метрологическая);
4) подготовка проекта стандарта к утверждению, утверждение стандарта, его регистрация, опубликование и введение в действие.
Требования, устанавливаемые в национальном стандарте, должны основываться на современных достижениях науки, техники, технологии, относящихся к данному объекту и (или) аспекту стандартизации, и учитывать условия использования продукции, выполнения работ или оказания услуг (если на них распространяется данный стандарт). Они не должны противоречить федеральным законам, техническим регламентам и иным нормативным правовым актам РФ, относящимся к данному объекту и (или) аспекту стандартизации, а также требованиям стандартов, утвержденных (принятых) ранее и действующих в Российской Федерации в качестве национальных стандартов.
Если требования действующих стандартов устарели и противоречат требованиям, устанавливаемым в разрабатываемом стандарте, то одновременно с его разработкой целесообразно проводить работы по обновлению (пересмотру или изменению) этих стандартов в соответствии с разд. 5 или их отмене в соответствии с разд. 6.
С целью соответствия требований стандартов уровню развития техники и способствованию научно-техническому прогрессу проводится оценка и экспертиза научно-технического уровня проекта стандарта, а также экспертиза действующих стандартов.
Проект национального стандарта оформляют по ГОСТ Р 1.5-2012 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные. Правила построения, изложения, оформления и обозначения». Электронно-цифровую форму рекомендуется применять также при оформлении всех документов, используемых в процессе разработки проекта стандарта. Применение машинописного способа оформления проекта национального стандарта допускается только по согласованию с заказчиком разработки и (или) национальным органом Российской Федерации по стандартизации.

Таковы основные понятия и нормы унификации и стандартизации документации.