Требования законодательства в области документирования


Общий пакет законодательно-правовых актов, регламентирующих деятельность организаций и управление ими, включает:
1) Конституцию РФ;
2) федеральные законы;
3) указы Президента РФ;
4) постановления Правительства РФ и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
5) конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты субъектов РФ;
6) приказы министров и другие ведомственные нормативные акты;
7) акты органов местного самоуправления и локальные нормативные акты.
Указанные акты перечислены в последовательности их значимости, о чем указывает отдельная ст. 5 ТК РФ. Поэтому содержание каждого документа не должно противоречить указанному выше. Действие этих актов распространяется на территории в зависимости от органа, их принявшего.
Таким образом, в ТК РФ прописана иерархия законодательных и нормативных правовых актов, что должно учитываться в спорных случаях. Важно, что законодательный акт вступает в силу с указанного в нем дня и прекращает свое действие:
1) в связи с истечением срока его действия;
2) вступлением в силу другого акта равной или высшей юридической силы;
3) отменой (признанием, утратившим силу) данного акта актом равной или высшей юридической силы.
Вместе с тем, соответствие фактической деятельности организации требованиям пакета законодательно-правовых актов во многом определяется по документам, составляемым и оформляемым в самой организации, так как вся деятельность любой организации обязательно документируется. Правильность оформления документации напрямую влияет на ее юридическую силу.
Основополагающим актом в работе с документами является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», с которым тесно связан Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
По категориям доступа информационные ресурсы могут быть открытыми и общедоступными или отнесенными к категории ограниченного доступа. Состав информации, относящейся к государственной тайне, определен Законом РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (ст. 5). Понятие «конфиденциальность» раскрывает Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «Конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя» (ст. 2). Согласно этому Закону к информации относятся сведения, сообщения или данные независимо от формы их представления.
Указом Президента РФ от 06.03.1997 № 188 утвержден Перечень сведений конфиденциального характера, где в п. 1 отмечены «сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные). ia исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях». Этим вопросам посвящена и гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ.
При оформлении документов, получаемых из автоматизированной информационной системы, важно соблюдение пунктов закона о порядке подписания документов должностным лицом и о юридической силе электронной цифровой подписи. Поэтому кадровой службе полезно иметь в пользовании Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Государственный герб РФ воспроизводится на документах, удостоверяющих личность, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти. Поэтому для организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках и печатях, важен Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Его ст. 10 указывает, что «порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации».
В этом аспекте важно постановление Правительства РФ от 27.12.1996 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором указано, что «изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне» (п. 1).
Технические требования к гербовой печати изложены в ГОСТ Р 51511 -2001. При заказе печати учреждению вместе с эскизом нужно приложить выписку из учредительных документов юридического лица с полным и сокращенным (если такое предусмотрено) наименованием.
Юридическое лицо, как правило, имеет один экземпляр гербовой печати, но в отдельных случаях (при необходимости, по решению руководителя юридического лица) допускается изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей. В этом случае в соответствии с п. 3.5 ГОСТ Р 51511-2001 в нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати размещается следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением герба: номер печати, обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати. При утере гербовых печатей изготавливают их дубликаты.
К важнейшим законодательным актам, регулирующим процесс документирования, следует отнести и Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации». Закон регулирует использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов; так, ст. 16—19 посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации.
В зависимости от организационно-правовой формы (государственная, общественная, коммерческая, ЗАО, ООО и т.д.), ведомственной принадлежности (например, таможенные органы, вуз и т.д.), местонахождения (например, район Крайнего Севера) организации при оформлении документов учитываются особые условия, установленные в соответствующих законодательно-правовых актах. Например, если это вуз — Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», если это ЗАО или ООО — Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» или Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» определил правовое положение государственных служащих, а порядок ведения их личных дел — Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения на государственные должности федеральной государственной службы».
Оформление основных документов унифицировано. Среди унифицированных форм к первоочередным отнесены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден постановлением Госкомстата России 30.10.1997 № 71а, который в соответствии с постановлением Правительства РФ вводится в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.
Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУА (класс 020000).
Учитывая, что работникам делопроизводства приходится иметь дело с обращениями граждан, необходимо руководствоваться Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях от 30.11.1981. В этом документе описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.
Принципиальный поворот в организации документационного обеспечения управления внес Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и постановления Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» и от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия». Одним из принципов предоставления государственных и муниципальных услуг является «возможность получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме». В соответствии со ст. 5 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» заявитель имеет право получить государственную или муниципальную услугу в форме по своему выбору, в том числе и в электронной форме, а органы, предоставляющие услуги, обязаны обеспечить заявителю возможность ее получения в электронном виде.
Принятие этого закона потребовало внесения соответствующих изменений в целый пакет законодательных актов, что было выполнено Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»». Изменения, внесенные в группу из 26 законов, касались прежде всего информирования граждан (по различным аспектам) или права направления ими документов (заявлений, заявок и т.д.) в электронной форме.
Федеральный закон 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в новой редакции дает возможность гражданам не только отправлять обращения в электронной форме, но и «ответ на обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении…» (ст. 10). Соответственно, вся переписка по обращениям граждан может проходить в электронном виде.
Дополнение в Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» касается признания электронного документа равнозначным документу на бумажной основе.

Таковы основные требования законодательства в области документирования.