Формирование и номенклатура дел

номенклатура дел

Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку
Формирование дел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям:
1) оперативность обработки и поиска документов;
2) надежностьдокументационного обслуживания;
3) сохранность документов.
Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной системе документального обеспечения управления (ГСДОУ). Эта система издана еще в советские времена, но действует до сих пор. Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов.
Документы в составе дел следует хранить в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Номенклатура дел — это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов вдела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки неисполненных документов.
Вместе с тем, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Вместе с тем, различают номенклатуру дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации.
Вместе с тем, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой — обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлению номенклатур дел как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.
В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки. При составлении номенклатуры дел организации каждому структурному подразделению присваивается индекс.
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. В случаях когда такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта. Второй экземпляр используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий находится в ведомственном архиве (улица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.
Структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, включении новых дел и т.д.
Для размещения и хранения документов в соответствии с номенклатурой дел отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.
Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.
Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.
Номенклатура дел организации или ее подразделений является основой формирования дел. Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов вдела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.
Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) по одному вопросу, имеющих один срок хранения, оформленные в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Документы, не соответствующие заголовку дела, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии вдело не помещают. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся вдело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».
В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют: переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).
В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка» можно разделить на несколько: «Переписка с банком», «Переписка с налоговыми органами», «Переписка с поставщиками», «Переписка с клиентами».
Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.
Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.
Переписка группируется в пределах календарного года и располагается в хронологическом порядке. Приказы поличному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении, длительных командировках, изменении фамилии группируются в одно дело, приказы о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных командировках — в другое дело. Раздельное формирование дел объясняется разностью в сроках хранения.
Выдача во временное пользование документов допускается только по распоряжению руководителя. Вместо выданного документа в дело помещается лист-заместитель.
При выдаче дела целиком заполняется карта — заместитель дела. Карта помещается на месте выданного дела.
Согласно п. 8 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, могут быть изъяты в соответствии с законодательством РФ.
Изъятие оформляется протоколом и осуществляется в присутствии должностного лица организации, документ которой изымается. Следует отметить, что должностное лицо с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, вправе снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
В тех случаях, когда изымаются недооформленные тома документов (к примеру, не подшитые, непронумерованные), то с разрешения представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома.
Копия протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицам организации под роспись.
Не допускается производство выемки документов в ночное время.
В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с действующими нормативными актами назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации.